MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE EXTREME SPORT
- Disposiciones Generales
Artículo 1. Presentación y datos del responsable
El responsable de la recepción y uso de los datos recolectados a través de los diferentes canales es EXTREME SPORT.
Domicilio/punto físico: calle 30 #8E-94, segundo piso, edificio el tesoro, barrio la Cumbre, Floridablanca Santander
Correo electrónico: extremespor.col@gmail.com
Actividad social: Fabricación de prendas deportivas personalizadas con base en las técnicas de sublimación y DTF.
Extreme Sport expide el siguiente Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales:
Artículo 2. Legislación aplicable. La elaboración de este manual se basó en los dispuesto en la Constitución Política de 1991 en especial los artículos 15 y 20, en la Ley 1581 de 2012 por medio de la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales, y la Ley 1266 de 2008 que desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar y rectificar la información que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos.
De igual forma el presente Manual se basa en lo dispuesto en la Sentencia C-748 de 2011 que es la sentencia de constitucionalidad de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 en su capítulo 25 y las Circulares expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio -SIC- Título Quinto, circular única de la SIC y la guía de la responsabilidad demostrada.
Artículo 3. Ámbito de aplicación. Este manual se aplica al tratamiento de los datos personales de los cuales EXTREME SPORT, sea responsable y/o encargado.
Por lo expuesto, EXTREME SPORT, en pro de velar por el respeto y garantía de los derechos los clientes, potenciales clientes y proveedores adopta el presente Manual de Políticas y Procedimiento de Tratamiento de Datos Personales, para las actividades que involucren de manera total o parcial, la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión y transferencia de datos personales.
Artículo 4. Definiciones: Con el objetivo de realizar una interpretación correcta del presente manual, es necesario hacer énfasis en los siguientes términos que se utilizarán de forma reiterada y son el eje central del presente manual.
-Dato Personal: Son piezas de información que permiten identificar en una mayor o menor medida a una persona. Hace referencia a cualquier tipo de información que se encuentre vinculada o se pueda relacionar a una o varias personas naturales en particular.
-Datos Personales Públicos: Son aquella información que puede circular libremente y facilita el contacto con la sociedad. Cuando se solicitan datos personales de carácter público no es necesario la autorización para su tratamiento.
-Datos Personales Semiprivados: Son datos que no tiene una naturaleza intima, reservada, ni publica, y cuyo conocimiento o posible divulgación puede interesar no solo a su titular sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información
-Datos Personales Privados: Es el dato que por su naturales intima o reservada solo es relevante para el titular. Estos datos solo se pueden tratar con la autorización del titular.
-Datos Personal Sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Se encuentra prohibido el tratamiento de este tipo de datos a no ser que, el titular de la información haya otorgado expresamente su autorización.
-Titular: Es la persona natural a quien se refiere la información referente a sus datos personales.
–responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, acreedora de la responsabilidad del manejo de los datos, base de datos y tratamiento de los mismos.
-Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, que por sí misma o asociada con otros, se encarga de realizar el tratamiento de los Datos Personales del responsable del tratamiento
-Autorización: Es el consentimiento que el titular de los datos brinda de forma previa, clara e informada para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
-Aviso de privacidad: Es la comunicación escrita generada por el responsable que es dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales. Esta comunicación brinda la información sobre la existencia de las políticas de tratamientos de datos que le serán aplicables, la forma en la que puede consultarlas y la finalidad de su recolección.
-Base de Datos Personales: Es el conjunto de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte del responsable de la recepción y uso de los datos recolectados.
-Manual: Hace referencia a la guía teórica y practica de las políticas y procedimiento para el tratamiento de los datos personales.
-Tratamiento: Es cualquier operación o actividad realizada con respecto a los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Artículo 5. Principios.
Los principios para el tratamiento de los datos personales dictan las reglas y directrices para la protección de los datos personales.
El presente Manual basa el tratamiento de los datos personales a su cargo con base en los siguientes principios:
-Principio de Legalidad: Cualquier tratamiento que se haga de los datos personales se debe realizar conforme a lo establecido por la Ley, Extreme Sport se debe sujetar a las reglas que en materia de tratamiento de datos personales estén dispuestos en la Constitución y la Ley.
-Principio de finalidad: El tratamiento que se realice a los datos personales del titular debe obedecer a un fin legal, además deberá ser informado al titular.
-Principio de libertad: Los titulares son quienes tienen la facultad de disponer de sus datos, por lo ello, si una organización gestiona sus datos, debe obtener de manera previa su autorización, así mismo, si desea compartirlo con otros.
-Principio de veracidad o calidad: Con relación a este principio, la información que se gestiona debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y compresible y no se podrá realizar el tratamiento de datos personales parciales, incompleto, fraccionados o que induzcan a error.
-Principio de transparencia: El titular de dato puede conocer en cualquier momento y sin ningún tipo de restricciones, salvo las que establezca la Ley, el tratamiento de sus datos personales.
-Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos personales debe realizarse teniendo en cuenta las restricciones que tengan los datos personales de acuerdo a su tipo y clasificación, así como por las personas que autoriza el titular.
-Principio de seguridad: La información personal, debe manejarse con medidas técnicas, humanas y administrativas que otorguen seguridad, para evitar adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
-Principio de confidencialidad: Las personas que intervenga en el tratamiento de los datos personales se encuentran obligadas a garantiza la reserva de la información, aun finalizada la relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
- Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales
Artículo 6. Tratamiento. Los datos que recolecta EXTREME SPORT serán tratados de manera transparente, legal y licita con la finalidad principal de ejecución y prestación de los servicios comerciales ofrecidos por EXTREME SPORT y sus aliados al negocio.
Estos datos pueden ser recolectados por EXTREME SPORT a través de cualquiera de sus canales de comunicación tales como: WhatsApp, pagina web, red social instagram, red social meta, red social tiktok, correo electrónico y demás medios considerados electrónicos, y de manera física y personal.
Para el fin de la recolección, EXTREME SPORT ha obtenido previa y expresamente la autorización de los titulares para recopilar, almacenar, compilar, procesar, distribuir, usar, transmitir y/o transferir y dar tratamiento directamente o a través de empresas vinculadas a EXTREME SPORT de los datos personales de los titulares.
Artículo 7. Finalidades para el tratamiento de datos personales con clientes. EXTREME SPORT dará tratamiento de los datos personales de acuerdo a las siguientes finalidades:
-Ofertar el servicio de venta de prendas deportivas personalizadas, para lo cual es necesario recaudar información referente a nombres de los clientes, número celular con el objetivo de poner a disposición de los posibles clientes y clientes los catálogos de productos que maneja EXTREME SPORT.
– Prestar el servicio de personalización de las prendas deportivas, para lo cual es necesario mantener un contacto estrecho con el cliente a través de WhatsApp, número telefónico o redes sociales.
-Realizar envíos de los productos adquiridos por los clientes para lo cual es necesario recibir datos personales referentes al nombre de pila, dirección, cedula de ciudadanía de los clientes.
-Mantener el contacto directo y comunicación eficiente, en pro de mantener informados a los clientes sobre cualquier novedad con respecto a los servicios que ofrece EXTREME SPORT, dentro de los cuales se puede hace referencia de ampliación o disminución de los servicios prestados, promociones o aumento de los precios, cambios en la administración o actividad comercial de la empresa.
-Facilitar la labor de venta de los productos ofertados por EXTREME SPORT.
-Evaluar la calidad del servicio prestado.
-Almacenar los datos con el objetivo para dar a conocer información comercial o publicitaria sobre servicios ofertados, con el fin de informar y llevar a cabo campañas publicitarias.
-Usar y transferir en futuras alianzas con empresas estratégicas.
-Actualizar y administrar la información de contacto de las personas naturales para los productos y actividades propias de EXTREME SPORT.
-Atención de solicitudes, quejas y reclamos.
Artículo 8. Finalidades para el tratamiento de datos personales con proveedores.
-Mantener el intercambio comercial de bienes o servicios ofertados por las partes de la relación contractual.
-Atender las solicitudes o requerimientos referente a la relación contractual que existe o existió con los proveedores.
-Alimentar las bases de datos para el desarrollo del objeto social de EXTREME SPORT y sus aliados o empresas vinculadas.
-Atención de solicitudes, quejas y reclamos.
iii. Derechos de los titulares
Artículo 9. Derechos: Los titulares de los datos personales contenidos en las Bases de Datos Personales de EXTREME SPORT, tienen los siguientes derechos y facultades con base en lo establecido en la Ley 1581 de 2012:
-Derecho a conocer: Hace referencia a la posibilidad de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento. Comprende la facultad del titular de obtener, previa solicitud, toda la información relacionada con sus datos personales, el tratamiento aplicado a los mismos, la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos en las que están almacenadas sus datos.
-Derecho a actualizar: Es la facultad del titular de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.
-Derecho de rectificación: Es la potestad del titular de modificar sus datos personales, que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
-Derecho de supresión: Facultad del titular de suprimir sus datos personales cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en los casos contemplados en la Ley como excepciones.
-Derecho de revocatoria de la autorización: El titular tiene derecho a revocar la autorización o el consentimiento brindado a EXTREME SPORT, a un tratamiento con determinada finalidad.
-Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones: El titular tiene derecho de acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad competente, para presentar quejas y reclamos, así como entablar las acciones necesarias para la protección de sus datos personales.
-Derecho a otorgar y solicitar prueba de autorización para el tratamiento de datos personales. El titular tiene derecho a otorgar autorización a EXTREME SPORT, de igual forma el titular puede solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento.
Artículo 10. Mecanismos para otorgar la Autorización
La autorización que otorgue el titular de los datos personales debe ser libre, previa y expresa, para lo cual EXTREME SPORT se compromete a informar a los clientes y proveedores sobre el tratamiento y finalidad de los datos personales que se pretenden recaudar, esto previo a realizar cualquier almacenamiento.
Para ello, al momento en el que el posible cliente o cliente, o proveedor iniciar el vinculo contractual con EXTREME SPORT, esta ultima se compromete a enviar un mensaje informativo en el cual informe sobre el tratamiento y la finalidad de recolectar los datos personales que dicha persona entregue de manera libre o se requiera en pro del objeto contractual.
Adicional a lo anterior, se le informará en donde puede encontrar el presente Manual, con el objetivo que conozca el paso a paso del proceso de recolección de datos personales que se lleva, pueda conocer sus derechos y nuestras obligaciones, y conozcan los canales dispuestos en caso de presentarse alguna queja, reclamo o inquietud.
Artículo 11. Prueba de la Autorización. EXTREME SPORT adoptará las medidas necesarias para mantener el registro de como y cuando se obtuvo la autorización por parte de los titulares para el tratamiento de sus datos personales. En la pagina web el sistema guardará la información en el momento que el cliente de clic en aceptar a la política de datos y vía WhatsApp o redes sociales estará el comprobante del momento de la aceptación.
Artículo 12. Aviso de privacidad. El aviso de privacidad permite informar al titular de la información la existencia de las políticas y procedimiento de tratamiento de los datos personales contenidos en el presente manual, en el cual se podrá constatar la identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento, el tipo de tratamiento al que son sometidos los datos personales, la finalidad de los mismos y los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca las políticas de datos y los mecanismos de consulta de los mismos.
- Obligaciones
Artículo 13. EXTREME SPORT en calidad de responsable del tratamiento de datos personales que reposan en sus bases de datos, se compromete a cumplir los siguientes deberes:
–Garantizar al titular en todo tiempo, de manera total y efectiva el derecho fundamental de hábeas data.
-Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el Titular.
-Informar de manera clara al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
-Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
-Actualizar la información, para lo cual debe informar de manera oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades que se hayan presentado.
-Rectificar la información cuando sea incorrecta, y comunicar de este hecho al encargado del tratamiento.
-Incluir en las bases de datos únicamente los datos cuyo tratamiento se encuentre expresamente autorizado por el titular.
-Velar en todo momento y lugar por los derechos que le asisten a los titulare del tratamiento.
-Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares, en los términos señalados en la ley.
-Cuando una información se encuentre en discusión y no haya finalizado el tramite respectivo debe informar al encargado del tratamiento.
-Informar a solicitud del titular sobre el uso de sus datos personales.
Artículo 14. El encargado del tratamiento de datos personales que reposan en sus bases de datos, se compromete a cumplir los siguientes deberes:
-Realizar de manera oportuna, la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos previstos en la Ley
-Garantizar al titular el goce efectivo del derecho de habeas data
-Conservar la información en condiciones de seguridad que impidan la adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
–Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares, en los términos señalados en la ley.
-Registrar en las bases de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma regulada por la ley, respecto de aquellas quejas no resueltas presentadas por los titulares.
-Insertar en la base de datos personales la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
-Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella.
- Procedimiento establecido para garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares
Artículo 15. Atención de consultar y reclamos. El titular puede ejercer los derechos descritos anteriormente a través del correo electrónico: pqr@extremecol.com o en la oficina ubicada en la calle 30 #8E-94, segundo piso, edificio el tesoro, barrio la Cumbre, Floridablanca Santander.
Artículo 16. Procedimiento para consultas. El titular puede realizar consultas sobre sus datos personales que reposen en la base de datos por escrito a través del correo electrónico: pqr@extremecol.com o personalmente en la oficina ubicada en la calle 30 #8E-94, segundo piso, edificio el tesoro, barrio la Cumbre, Floridablanca Santander.
En consecuencia, EXTREME SPORT, garantizará el derecho de consulta, suministrando al titular toda la información que de el se encuentre en la base de datos.
Las consultan serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. En el caso que la consulta no puede ser atendida dentro de este término, se informará al titular, explicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se podrá atender la consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al término inicial.
Artículo 17. Procedimiento para reclamos. El titular que considere que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan incumplimiento de los dispuesto por la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento el cual deberá incluir: la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de notificaciones en donde desea recibir la respuesta y los documentos que fundamentan el reclamo.
El reclamo se formulará por escrito, dirigido a EXTREME SPORT y deberá ser presentado a través del correo electrónico: pqr@extremecol.com o personalmente en la oficina ubicada en la calle 30 #8E-94, segundo piso, edificio el tesoro, barrio la Cumbre, Floridablanca Santander.
Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requiere al titular solicitante para que dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación, complete la información.
Luego de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la pretensión.
Si el reclamo es presentado de forma completa, se incluirá en la base de datos la leyenda que señale “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. En el caso que el reclamo no puede ser atendida dentro de este término, se informará al titular, explicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se podrá atenderá el reclamo, que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al término inicial.
Artículo 18. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. El titular de la información debe agotar el trámite de consulta ante EXTREME EXPORT de manera previa a presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio
- Vigencia
El presente manual rige a partir de la fecha de su publicación. El periodo de vigencia de las bases de datos se regirá por las disposiciones que rigen la materia.
Sin perjuicio de lo anterior, las políticas establecidas por EXTREME SPORTE respecto al tratamiento de datos personales podrán ser modificadas en cualquier momento, modificaciones que se podrán realizar siguiendo el cumplimiento de los dispuesto en la normatividad vigente en la materia.
